Comment mieux réussir mes entretiens d’évaluation ?

Manager, Vous vous posez surement la question comment mieux appréhender mes entretiens d’évaluation ?

Si comme de nombreux manager vous appréhendez cet exercice imposé, voici 6 clés de prise de recul. L’objectif : mieux vivre et mieux réussir les entretiens d’évaluation annuels.

• Prendre en compte la charge émotionnelle liée à l’entretien annuel

L’entretien annuel va bien au-delà de l’analyse factuelle des résultats, de l’atteinte des objectifs ou non. Le sujet est bien de gérer la tension émotionnelle liée à cet entretien particulier. En effet, beaucoup d’enjeux se croisent dans ce moment spécifique. Les entretiens d’évaluation peuvent générer pour le collaborateur des inquiétudes, du stress ou des attentes fortes :

• Le volet financier : l’augmentation de salaire ? les promotions ?
• La pérennité ou la sécurité de l’emploi : les changements interne, les évolutions de postes vont avoir un impact sur la vie professionnelle de la personne. Il est donc possible qu’il arrive particulièrement stressé à l’entretien.
• L’évaluation peut être perçue comme un jugement, une mise en lumière de faiblesses. Certains vont percevoir certaines remarques comme des critiques personnelles générant de l’insécurité. Ce qui peut se manifester par des échanges tendus voire de l’agressivité…
• L’impact sur l’avenir et les projets professionnels : cette évaluation peut être un accélérateur ou un frein aux évolutions de carrière souhaitées et donc susciter des attentes fortes, à la hauteur de l’appréhension de chaque mot prononcé et ou écris par le manager.

Ignorer la charge affective liée à l’entretien augmente les tensions. Il est donc essentiel pour réussir vos entretiens d’évaluations de la prendre en considération préalablement et de chercher des clés pour désamorcer au maximum les tensions.

• La rigidité de l’évaluation face aux ressentis subjectifs 

Abordez l’évaluation uniquement comme un processus administratif imposé, cela peut être juste perçu par vous et vos collaborateurs comme une perte de temps voire un moment pénible. Surtout que ne nombreux collaborateurs eux attendent un moment d’échange, un moment de reconnaissance de leur travail et peut être plus encore. Au mieux l’entretien est vite réalisé, mais insatisfaisant pour les deux. Certains managers pour s’épargner du temps et des difficultés demandent même à leurs collaborateurs de remplir eux même les évaluations…Au pire, le collaborateur qui attendait un vrai temps d’échanges va exprimer ses demandes de manière plus ou moins agressive. Parfois, la personne va  utiliser ce temps pour vous faire des reproches sur votre management. Ou pour certains exprimer une forme de souffrance, de la tristesse, des difficultés, le sentiment de ne pas être entendu… Ce qui là aussi peut mettre certains managers dans l’inconfort.

Les manager qui appréhendent le plus les entretiens sont ceux qui n’ont pas appris à gérer les tensions émotionnelles liées à cet exercice particulier. En début d’année, les séances de coaching visent souvent à préparer ces entretiens, pour regagner en sérénité, se préparer au pire pour en fait, relativiser. Pour réussir vos entretien d’évaluation, demandez vous ce que votre collaborateur attend pendant ce moment spécifique ? C’est certainement une vraie qualité d’écoute, de l’attention sincère.

• Gérer des attentes différentes pour réussir 

Prendre un temps pour écouter les attentes de vos collaborateurs semble indispensable, comment le faire pour que ce soit constructif ? Bien démarrer l’entretien est parfois délicat. Souvent la question que les managers me posent est :

Est-ce qu’il faut commencer par écouter les attentes du collaborateur ? ou pas ?

Il n’y a pas une « procédure idéale », selon le contexte et la personnalité de votre collaborateur l’adaptation à chaque situation est indispensable. Pour les personnes expressives qui ont besoin de poser leur avis, il est surement utile de leur laisser la place en début d’entretien.

A l’inverse pour les personnes qui appréhendent l’entretien, qui sont mal à l’aise, leur demander de but en blanc de commencer à donner leur avis peut être encore plus gênant et contribuer à augmenter le malaise. Il est essentiel dans ce cas d’avoir préparé un retour, un temps d’analyse managériale des réussites, un temps de reconnaissance des progrès et de l’engagement avant de passer à la suite (analyser les évolutions pour l’année suivante, les points de progression, les écris pour valider cet entretien…).

• Passer de la formalité à un temps d’écoute et de développement professionnel

De nombreuses personnes attendent bien plus qu’une évaluation et quand le manager ne comprend pas bien l’attente, la réunion peut s’avérer désagréable pour les deux. Le collaborateur qui n’a pas eu l’écoute, la prime, la reconnaissance qu’il souhaitait va réagir de façon émotionnelle et non rationnelle. Le manager peut se trouver désarmé face à quelqu’un qui peut être agressif, mutique, en pleurs…

Pour certain le système d’évaluation, l’appréciation ou la note ne reflètent pas leur investissement leurs performances réelle. La contestation, l’argumentation peut être alors un moment désagréable.

L’évaluation liées aux primes va aussi toucher la corde sensible de l’argent, mais l’enjeu se situe au-delà : la reconnaissance, la valeur qu’on attribue à mes efforts cette année. Se joue aussi souvent la problématique de comparaison : pourquoi je n’ai la même prime que les autres ? Sous-entendu l’injustice d’avoir la même prime que ceux qui travaillent « moins que moi». Il n’y a pas toujours de réponse à apporter, parfois juste écouter le ressentis et ensuite positionner son point de vue managérial avec sincérité.

• Alors comment réussir son entretien annuel ?

Prendre réellement en considération le volet émotionnel de cet échange. Pour cela, vous pouvez prendre un temps pour vous, afin d’être dans les meilleurs conditions d’écoute. Il sera certainement utile de penser à prévoir aussi des temps d’apaisement ou d’activités plaisantes. En effet, enchainer des réunions tendues ou la contagion émotionnelle vous fatigue va conduire à encore plus de tensions (de votre côté et du côté de vos interlocuteurs). Préparer de manière spécifique pour chaque collaborateur un retour sur ce que vous avez apprécié, sur les points clés pour l’année qui arrive. Une autre clé, prévoir une introduction, par quoi vous allez commencer ? Replacer le contexte de l’année écoulée, vos objectifs, un temps de partage, une prise de recul, temps pour se projeter sur l’année à venir ?

Il y a de nombreuses manières de vivre un entretien d’évaluation. Vous ne pouvez pas prévoir réellement comment il va se dérouler précisément, mais vous pouvez anticiper. C’est un temps spécial qui nécessite une attention, une qualité d’échanges particulière et qu’il va générer pour vous et pour vos collaborateurs des variations émotionnelles.

• Sortir du déni émotionnel pour être mieux préparé

Voici quelques questions pour vous préparer au mieux :

Quelles ressentis, émotions j’ai avant chaque entretien ? Comment je peux faire pour être le plus calme possible pour mener à bien chaque entretien ?  Et si j’identifiai l’émotion sous-jacente et les attentes de mon collaborateur ? Que puis-je faire pour éviter la contagion émotionnelle ? Comment je peux gérer au mieux la divergence des points de vue ? qu’est-ce que je peux faire pour retrouver après ma sérénité pour le reste de la journée ?

Nathalie Lourdel

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